¿Cuál es el presupuesto de ingresos y gastos y cuál es su papel?

El presupuesto de ingresos y gastos es un instrumento financiero que se procesa a nivel de toda la compañía, un proyecto o las principales actividades realizadas por una empresa. Su preparación tiene como objetivo estimar los ingresos y los gastos de la manera más precisa posible, en general, durante un período de un año.

• ¿Cuál es el papel del presupuesto?

• ¿Cuáles son las fases para crear el presupuesto?

• El presupuesto de ingresos y gastos basado en la efectividad de la planificación

• Ejemplos de ingresos y gastos

¿Cuál es el papel del presupuesto?

El presupuesto tiene varios roles:

• La planificación, en el plan financiero, de las actividades de la empresa: cualquier actividad requiere una serie de recursos y el presupuesto lo ayuda a identificar las necesidades de la empresa, desde un punto de vista material;

• La rentabilidad financiera de la actividad;

• Tomar decisiones, con mayor facilidad y claridad, en lo que respecta a las actividades llevadas a cabo;

• Una descripción general de los recursos utilizados;

• El análisis financiero de la actividad, para ver si la empresa ha alcanzado su propósito desde un punto de vista financiero.

El presupuesto de ingresos y gastos le permite cumplir con la dirección en la que la empresa es directa y establecer objetivos realistas, lo que ayudará a la empresa a crecer. Además, lo ayudarán a ver las cosas en su conjunto, para evaluar los resultados de la compañía y determinar cuáles son los factores que lo influyen. A continuación se presentan algunas ventajas asociadas con el presupuesto de ingresos y gastos:

• El presupuesto ejerce presión sobre los gerentes para que hagan mejores predicciones: deben estar conectados con el entorno corporativo, para detectar cambios que tengan el potencial de afectar el negocio. Las vagas generalizaciones en el futuro no son suficientes para capacitar un presupuesto profesional. Al establecer ingresos y gastos, los gerentes se ven obligados a abandonar el área de confort y definir sus pronósticos en detalle, ofreciendo datos concretos;

• El presupuesto motiva a los gerentes y empleados, proporcionándoles datos prácticos sobre los cuales dependerán de la evaluación de sus servicios: la participación de los gerentes en las fases presupuestarias, en particular para establecer los objetivos, puede proporcionarles la motivación que necesitan para hacer un esfuerzo adicional para lograr estos objetivos. Además, el presupuesto ofrece información útil a los superiores para evaluar el rendimiento de los gerentes y más allá. Por ejemplo, dependiendo del logro de los objetivos financieros para la empresa, es posible establecer un sistema de grado de compensación. Alcanzar la ganancia de pronóstico para el año en curso se puede utilizar como punto de partida para establecer bonos al final del año;

• El presupuesto facilita la comunicación entre los diferentes niveles de gestión: la existencia de un plan, expectativas, objetivos y cifras concretas minimiza la confusión que puede aparecer y crear una especie de lenguaje común entre los empleados. La comunicación puede ser un problema en muchas organizaciones y un presupuesto de ingresos y los gastos bien preparados ayudan mucho a este respecto;

• El presupuesto es esencial para escribir Plan de compañía – Los asuntos al comienzo del camino deben proporcionar razones bien fundadas para recibir un préstamo. Dado que una nueva actividad aún no tiene transacciones y una historia, los gerentes y los propietarios deben demostrar que la sociedad tiene una estrategia bien desarrollada y un plan realista para obtener ganancias. Por lo tanto, un presupuesto de ingresos y gastos bien correctos son vitales para un plan corporativo.

Cuando necesite un presupuesto

Un presupuesto de ingresos y gastos puede ser útil en muchas situaciones:

• Para uso personal, si desea recaudar fondos para comprar una cosa muy deseada y desea crear un plan de administración de dinero para comunicarse con usted durante la duración estimada (por ejemplo, cuando compra entregas y el presupuesto mensual se ve afectado por este gasto). También puede hacer un presupuesto de ingresos y gastos cada año. Por lo tanto, podrá ver a dónde va el dinero y decidir qué medidas puede tomar para aumentar los ingresos;

• Para una ONG: si trabaja en una ONG, el presupuesto del proyecto es esencial. En esta situación, el presupuesto de ingresos y gastos tiene el papel de mostrarle qué proyectos son sostenibles. Por supuesto, además de los presupuestos para proyectos, debe haber un presupuesto mayor, que los centralice y le ofrecerá una visión general de la organización;

• Para la empresa: en una empresa, es posible establecer varios presupuestos de ingresos y gastos. Puede establecer un presupuesto para cada proyecto, para cada línea de productos, actividades, etc. Además, algunos productos se pueden organizar en paquetes y puede crear un presupuesto para cada uno de ellos. El pronóstico correcto de los ingresos y los gastos es vital, ya que una posible falla puede afectar toda la línea de productos/servicios en este presupuesto. Similar a la situación en organizaciones y empresas no gubernamentales, en particular medianas y grandes, también debe tener un presupuesto que incluya a todos los demás.

Independientemente del propósito de establecer un presupuesto, generalmente se compone de al menos dos partes:

• El presupuesto esperado: esto incluye ingresos y gastos que establecen que se le alcanzará en un período determinado. A estos se agregan las medidas que se adoptarán para que estos pronósticos se conviertan en realidad;

• El presupuesto realizado: incluye todos los eventos financieros desde un cierto intervalo. Esto es muy importante, porque enfrentará el presupuesto de pronóstico. Las diferencias que ocurran podrán ayudar a hacer un pronóstico correcto del presupuesto futuro.

¿Cuáles son las fases para crear el presupuesto?

Conocer en detalle el negocio es el primer y más importante paso para desarrollar el equilibrio de ingresos y gastos. El presupuesto puede estar influenciado por una gran cantidad de factores, que incluyen:

• Conjunción del entorno de la empresa;
• Oportunidades y amenazas del entorno externo de la empresa;
• Las fortalezas y debilidades de la empresa;
• El nivel de inversiones que proporcionará que realizará en el próximo período;
• Objetivos a mediano y largo plazo;
• Inversiones que deben lograrse para lograr objetivos a mediano y largo plazo. Estos pueden incluir la creación de nuevos empleos, el desarrollo de nuevas actividades económicas, la compra de equipos y equipos, la apertura de nuevos puntos de trabajo;
• Los cambios que deben realizarse dentro de la organización.

Para tener en cuenta todos estos aspectos, en la realización del presupuesto de ingresos y los gastos por parte del grupo de procesamiento, las personas que se actualizan con la especificidad de la empresa y sus objetivos deben ser parte.

A continuación se muestran las fases principales de la realización del presupuesto de ingresos y gastos:

Establece un objetivo de ventas y una ganancia

Si trabaja en una pequeña empresa, comienza estimando las ganancias para el año siguiente. Si tiene acceso al presupuesto y al período anterior, úselos para establecer objetivos realistas de ventas y ganancias. Según la estimación de ganancias, abordará los costos y gastos. Piense en todos los aspectos que podrían influir en las ventas: desde la situación económica hasta la disminución del volumen, en el caso de grandes clientes.

Recopilar todos los estados financieros que la compañía tiene

La situación financiera de la Compañía puede procesarse analizando extractos bancarios, factores, ofertas de proveedores, relaciones, que proporcionan la información necesaria para determinar las fuentes de ingresos y gastos. Todos estos documentos lo ayudarán a establecer los gastos operativos más adelante. En este momento, los documentos financieros serán útiles para establecer un promedio mensual de sus ingresos y gastos.

Realiza una estimación de ingresos

Mantiene estrictamente los documentos contables que tiene. Analice cada producto por separado y haga una estimación de las ventas. Si El negocio Active por algún tiempo, es posible utilizar las relaciones de ventas del período anterior y tener en cuenta los cambios positivos o negativos, es posible regularlas.

Piense en los objetivos de ventas y realice un plan objetivo mensual. Además de los ingresos estimados, es posible incluir otras entradas potenciales (por ejemplo, el dinero obtenido de un crédito). Por otro lado, es aconsejable considerar la posibilidad de no pagar o cancelar algunos proyectos. El mínimo que necesita es hacer frente a los gastos que tendrá. En este sentido, puede hacer una opción optimista (con la cual sus gastos cubren y tienen una cantidad generosa) y una variante pesimista de ventas (en la que solo cubren los gastos).

Hacer un cálculo de los gastos operativos

El cálculo de los gastos operativos se llevará a cabo de acuerdo con los documentos financieros de los años anteriores. Para una estimación correcta, es posible utilizar las ofertas recibidas de los proveedores para materias primas y materiales. Posteriormente, divide los gastos en dos: gastos fijos y gastos variables (también llama costos variables). Los gastos fijos son aquellos que permanecen relativamente sin cambios el lunes. Esta categoría incluye el alquiler, el costo de arrendamiento, la suscripción de Internet, la tasa de crédito mensual, etc. Los costos variables dependen de la actividad lograda, por lo tanto, pueden variar de mes a mes.

Divide el presupuesto anual por vecindarios o meses y monitoree el progreso

No es suficiente compartir el presupuesto durante meses o cuartos. Debe monitorear su progreso, detectar cualquier problema o, mejor, hacer un plan con los posibles problemas que podrían surgir con una serie de medidas que se pueden adoptar. El objetivo es que, al final del período esperado, generalmente un año, los ingresos serán más altos que los gastos. De lo contrario, deberá mantener un registro más riguroso de los gastos y hacer cambios, donde pueda, para reducirlos.

El presupuesto de ingresos y gastos basado en la efectividad de la planificación

El presupuesto de ingresos y gastos es un instrumento financiero estimado. Dependiendo de la efectividad de la planificación, el presupuesto puede ser:

• Equilibrado: cuando los gastos son iguales a los ingresos;
• Falta: cuando los ingresos son menores que los gastos y se necesitan fondos adicionales para reducir los costos;
• Presupuestos posteriores: los ingresos son más altos que los gastos y se recomienda planificar usar estos ingresos.

Ejemplos de ingresos y gastos

Para crear el presupuesto, es necesario transmitir un documento o en una pregunta todos los ingresos y gastos.

Entre los ingresos financieros, puede encontrar:

• Ingresos de ventas;
• Ingresos de intereses;
• Ingresos de inversión.

Las tarifas financieras pueden incluir:

• Materias primas y consumibles;
• Utilidad;
• Alquilar;
• Servicios bancarios;
• Gastos con mantenimiento y reparaciones;
• Viajeros de servicio;
• Impuestos e impuestos;
• Servicios de contabilidad;
• Publicidad;
• Impuestos para los servicios bancarios;
• Salarios de salud y seguros;
• Tecnologías (equipo y software).

El equilibrio de ingresos y gastos es una herramienta práctica y útil, que le ofrece una imagen realista y global sobre la situación financiera de la empresa y le ayuda a planificar, dar prioridades y asignar fondos. Además, le permite evaluar los pronósticos iniciales y tomar los cambios necesarios para tomar las mejores decisiones para aumentar su negocio.

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